Kisah Perjalanan

Salah satu hal yang membuat perjalanan bisnis menarik adalah kenyataan bahwa perusahaan Anda menutupi pengeluaran Anda dengan akun pengeluaran Anda. Karena Anda menjalankan bisnis yang bonafid demi bisnis Anda, penggantian biaya perjalanan adalah hal yang rutin dalam dunia bisnis. Sekarang kami tidak ingin menyalahgunakan akun pengeluaran tetapi jika Anda hidup dengan cara yang masuk akal di jalan, Anda bisa mendapatkan penggantian untuk sebagian besar biaya perjalanan.

Tetapi masalah tentang penggantian biaya perjalanan bisnis Anda adalah Anda harus mengajukan laporan saat Anda kembali. Meskipun tampak seperti gangguan, Anda tidak dapat mengharapkan perusahaan mengganti biaya jika Anda tidak tahu apa itu. Tapi ini membutuhkan disiplin dalam perjalanan sehingga Anda memiliki beberapa dokumentasi saat bepergian yang dapat Anda gunakan untuk menyusun laporan pengeluaran itu saat Anda kembali. Ada beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk membuat proses pengelolaan laporan pengeluaran ini tidak terlalu memusingkan.

Sebagai permulaan, sebelum Anda pergi, pastikan Anda sangat mengetahui kebijakan pengeluaran perusahaan dan apa yang ditanggung dan apa yang tidak. Beberapa perusahaan menggunakan sistem per diem yang berarti bahwa perusahaan dapat mengalokasikan Anda jumlah yang ditetapkan setiap hari untuk kamar dan pondokan dan apa pun yang Anda belanjakan di atas itu adalah biaya yang akan Anda tanggung. Jika perusahaan Anda menggunakan sistem per diem, pastikan Anda mengetahuinya dengan baik sehingga Anda tahu berapa biaya yang dapat Anda keluarkan sebelum Anda menjalankan tagihan.

Melacak pengeluaran bisnis dalam perjalanan yang sibuk dapat menjadi gangguan saat Anda bepergian. Tetapi Anda tidak ingin pulang dan tidak dapat mendokumentasikan perjalanan tersebut. Kabar baiknya adalah ada beberapa sistem sederhana yang dapat Anda terapkan yang tidak menyita banyak waktu Anda, tetapi akan membuat pengeluaran bisnis tersebut tetap terlacak dan siap untuk dilaporkan untuk penggantian saat Anda kembali. Mereka termasuk…

§ Gunakan Pulsa. Laporan kartu kredit Anda bisa menjadi “kisah perjalanan” yang dapat berfungsi sebagai cadangan darurat jika Anda membutuhkannya.

§ Retensi tanda terima. Kwitansi mudah hilang jika Anda memasukkannya ke dalam saku bersama dokumen lain atau membiarkannya lepas di tas kerja Anda. Pertahankan amplop harian tempat Anda memasukkan tanda terima segera setelah Anda menerimanya. Itu bisa naik dengan nyaman di saku bagian dalam jaket Anda atau di tas kerja Anda sehingga Anda tahu bahwa Anda memiliki catatan pengeluaran Anda.

§ Sebuah log berjalan. Bahkan jika Anda menyimpan kwitansi, Anda bisa pulang dan menemukan tugas memilah-milahnya dan mencoba mengingat detail tentang pengeluaran itu bisa menjadi tantangan tersendiri. Jadikan kebiasaan sehari-hari untuk duduk di malam hari dengan buku catatan kecil dan memeriksa kwitansi Anda dan membuat buku besar tentang apa yang Anda habiskan hari itu dan untuk apa.

§ Untuk saat Anda tidak mendapatkan tanda terima. Bawalah buku catatan saku dan catat saat Anda membelanjakan uang tunai atau tidak mendapatkan tanda terima untuk pengeluaran. Kiat atau makanan ringan yang dibutuhkan untuk melewati hari harus dicatat dengan cara ini.

§ Kunci tanda terima itu. Sama seperti Anda menyimpan kuitansi Anda dengan aman di siang hari, letakkan di tempat yang aman di malam hari sehingga akan dikunci sampai Anda kembali. Amplop tertutup bekerja dengan baik untuk tujuan ini.

Jika Anda ingin membawa sistem ke tingkat berikutnya, Anda benar-benar dapat membawa formulir laporan pengeluaran dan mengisinya setiap hari saat Anda pergi. Kemudian setelah perjalanan selesai, Anda tinggal menandatanganinya, membundel kuitansi dan mengirimkannya ke bagian akuntansi. Untuk metode yang lebih aman, Anda dapat menggunakan Microsoft Excel di laptop atau versi digital laporan pengeluaran perusahaan untuk memperbarui setiap malam saat Anda memindahkan kuitansi ke penyimpanan selama sisa perjalanan.

Yang penting adalah mengembangkan sistem yang berfungsi untuk Anda tanpa gagal saat bepergian. Kemudian jadikan dedikasi Anda pada sistem itu sebagai prioritas saat Anda bepergian. Menempatkan beberapa pemikiran dan upaya untuk mengelola biaya perjalanan Anda akan menghemat banyak sakit kepala saat Anda tiba di rumah dan membantu Anda menikmati akun pengeluaran dan perjalanan bisnis Anda juga.