Kebijakan Perjalanan Perusahaan yang Berhasil

Merupakan mitos bahwa karyawan yang melakukan perjalanan bisnis membenci kebijakan perjalanan perusahaan. Yang benar adalah bahwa karyawan ingin mengetahui apa yang diharapkan dari mereka dan bagaimana mematuhi kebijakan perusahaan selama kebijakan itu adil dan memberi mereka kemampuan untuk melakukan apa yang harus mereka lakukan di jalan. Jadi, kebijakan perjalanan perusahaan yang dipikirkan dengan baik bermanfaat bagi perusahaan dan pelancong bisnis.

Jika telah diberikan kepada Anda untuk menyusun kebijakan perjalanan perusahaan, misi Anda dari sudut pandang perusahaan adalah mengembangkan kebijakan yang menstandarkan biaya bisnis, menghilangkan pemborosan dan kelebihan di jalan dan menempatkan beberapa kontrol di sekitar bagian itu. gambar pengeluaran bisnis Jadi ada beberapa area fokus yang harus Anda sertakan dalam kebijakan perusahaan yang disebutkan termasuk…

* Reservasi. Bisnis dapat memanfaatkan agen perjalanan yang mencari kesepakatan terbaik untuk perusahaan. Tarif terbaik dapat diidentifikasi dan dimanfaatkan tetapi hanya dengan memastikan kebutuhan pelancong bisnis dan tujuan bisnis perjalanan terpenuhi. Mengharuskan agar karyawan menggunakan kembali agen perjalanan perusahaan bukanlah hal yang tidak adil dan menjelaskan kepada karyawan cara menangani situasi tersebut.

* Penggunaan kredit. Ini sedikit usaha dan biaya untuk menyiapkan kartu kredit perusahaan yang dapat Anda minta untuk digunakan oleh karyawan Anda yang bepergian. Tetapi dengan menjebak pengeluaran ke rekening perusahaan, Anda bisa mendapatkan catatan sebagian besar pengeluaran bisnis yang dikeluarkan oleh karyawan tersebut. Banyak biaya perjalanan seperti maskapai penerbangan dan hotel dapat langsung ditagih kembali ke perusahaan sehingga masalah tersebut tidak ditangani oleh pelancong bisnis.

* Hadiah perjalanan. Jika perjalanan perusahaan Anda dikoordinasikan oleh agen perjalanan internal atau eksternal, akun perusahaan dengan maskapai penerbangan besar dapat dibuat sehingga miles frequent flyer dapat dikumpulkan oleh bisnis. Dengan demikian, bisnis dapat menukarkan miles tersebut dan merealisasikan manfaat tersebut sebagai diskon yang signifikan untuk diterapkan terhadap anggaran perjalanan.

* Per Diem. Kebijakan perjalanan perusahaan Anda harus mengomunikasikan dengan jelas kepada karyawan yang bepergian tentang batasan mereka untuk hotel, mobil sewaan, dan makanan di jalan. Anda ingin berhenti sebelum mulai ada kecenderungan karyawan untuk berlebihan dengan pengeluaran sehari-hari. Bagian dari kebijakan ini harus ditinjau setiap tahun untuk memperbarui biaya saat ini.

* Pelaporan. Salah satu keluhan utama karyawan tentang kebijakan perjalanan perusahaan adalah bahwa sistem pelaporan pengeluaran tidak jelas dan sulit diisi. Anda akan memberi karyawan formulir standar yang harus diisi oleh setiap pelancong di perusahaan untuk mendapatkan penggantian biaya saat bepergian. Tetapi tinjau formulir ini dan bahkan rancang formulir Anda sendiri sehingga formatnya dapat dimengerti dan Anda memiliki kategori untuk mencakup semua jenis pengeluaran yang mungkin dihadapi karyawan.

Seiring dengan kategori umum ini, kebijakan perjalanan perusahaan Anda harus menyertakan beberapa pengaruh bagi karyawan yang dihadapkan pada situasi luar biasa. Pengeluaran kamar dan makanan dapat sangat bervariasi tergantung ke mana karyawan harus bepergian. Jadi, Anda tidak ingin menetapkan batas hotel menjadi $125 per malam karena masuk akal untuk menginap di hotel yang nyaman dengan tarif tersebut di Lincoln Nebraska, tetapi menerapkan batasan yang sama untuk karyawan yang harus berbisnis di New York City.

Dengan membuat kebijakan yang secara umum melindungi anggaran perusahaan tetapi juga dapat diterapkan untuk karyawan yang terkait dengan bisnis perusahaan, Anda akan memiliki alat yang akan melayani kepentingan perusahaan dan karyawan serta memungkinkan perjalanan bisnis menjadi seperti yang selalu dimaksudkan. – kegiatan yang produktif dan berfokus pada bisnis yang mencapai tujuan perusahaan.